Meio

Talvez você seja uma pessoa organizada ou não. Independentemente da resposta, ou do nível organizacional que você se encontre — desde um acumulador compulsivo à Marie Kondo — você talvez não conheça as metodologias organizacionais. Sim, formas testadas e eficazes para manter sua agenda em ordem, sua cabeça em dia e sua mesa arrumada. Infelizmente o ambiente também contribui para sua capacidade de se concentrar.

Organização é um conjunto de habilidades que depende de saber quebrar tarefas, ser específico, entender priorização e engajar com suas anotações. Cada sistema tem uma filosofia própria, mas nada impede que — ao utilizar e se familiarizar com um deles — você acabe brincando de fazer a sua própria mistura. Alguns acreditam na organização analógica, outros não levam isso em consideração, mas alguns pontos se tangenciam por todas as metodologias. Também, quanto mais organizado se é, menos estressado se está. E uma pessoa menos estressada é uma pessoa um pouco mais criativa. Esse é o ponto de partida do primeiro sistema;

 

GTD – Getting Things Done

David Allen escreveu A arte de fazer acontecer: Estratégias para aumentar a produtividade e reduzir o estresse em 2001 — e segue atualizadíssimo, com fãs ativos discutindo o tema no subreddit. A filosofia principal de Allen é que, ao decretar tudo o que precisa ser feito fora do seu cérebro, sua mente abre espaço para ter mais foco e criatividade. Por isso, o GTD se baseia em colocar todas as suas tarefas em to-do lists. Todas. São cinco passos: registrar, esclarecer, organizar, refletir e executar. Tutorial básico no YouTube aqui.

1. Registrar

Os registros são feitos fora da sua cabeça e em um papel ou aplicativo. Calma, listamos esses para o final. Primeiro é mais importante se identificar com uma maneira de se organizar. Hoje, depois de 2001, provavelmente um aplicativo será a escolha. Aqui, Allen chama o seu local de organização de Caixa de entrada, qualquer “coisa” que seu cérebro pense ou lembre que precisa fazer precisa imediatamente ir para a Caixa.
A dica aqui é ser rápido, para liberar o seu cérebro de repetir aquela informação em segundo plano até que você a realize.
Exemplos:

• Reunião com marketing e pesquisar refs
• Testar usabilidade de páginas
• Ligar encanador
• Ana elogiou o restaurante novo da esquina

2. Esclarecer

Com suas “coisas” anotadas, chega a hora de deixá-las mais táteis com uma leve edição e rápido organograma. Primeiro é preciso que você detalhe um pouco mais o que escreveu na pressa de retirar a carga da sua memória. Dê as informações necessárias para não precisar pensar além do que foi escrito e desmembre tarefas que demandam mais de um passo. No caso da reunião com o marketing e pesquisa de referências, existem outras subtarefas.

Por exemplo:

• Reunião com marketing sobre anúncios em redes sociais

• • Pedir texto para os ads

• • Verificar quais as imagens corretas

• • Pesquisar referências de ads em formato stories

• Testar usabilidade de landing pages em mobile (erro no mouseover)
• Ligar encanador sobre conserto da privada – estava sem peça
• Experimentar o restaurante novo (Indicação Ana)

 

Isso facilita a sua leitura na próxima vez que ler a tarefa, sem que o cérebro sozinho precise pescar a informação na memória.

Com as notas esclarecidas, seguimos para as próximas perguntas;

• Você pode fazer algo sobre isso?

1. Não?
   1. Jogue a tarefa fora
   2. Arquive-a para o futuro
   3. Coloque-a em pause
2. Sim?
   1. Faça a tarefa imediatamente: aqui entra a regra dos 2 minutos de Allen. Se uma tarefa leva menos de 2 minutos para ser concluída, faça-a assim que possível. Ela não incomoda seu fluxo de trabalho e é removida de sua Caixa.
   2. Delegar para outra pessoa
   3. Adiar a tarefa

3. Organizar

O que acontece com as tarefas que foram arquivadas, pausadas, delegadas ou adiadas? É aqui que se organizam todas essas outras pastas e listas.

Pasta de referências: aqui vêm as tarefas arquivadas, tudo que é preciso ser guardado mas sem uma data específica. Arquivos importantes, notas de aulas, documentos,…

Algum dia/Talvez: aqui estão suas tarefas em pause, o que talvez, algum dia precise ser resgatado. Aqui podem entrar listas de livros para ler, séries, filmes, objetivos de vida,…
Ex: experimentar o restaurante novo indicado por Ana.

Esperando: aqui estão as tarefas que foram delegadas e dependem de terceiros. Uma forma de lembrar o que foi entregue a outros mas que ainda precisam de atenção.
Ex: pedir texto para os ads e esperar o retorno do encanador.

Calendário: todas as tarefas adiadas precisam de datas e aqui elas serão organizadas visualmente para um dia ou hora específico.
Se elas precisarem ser feitas o mais cedo possível, elas serão subdivididas entre tarefas com muitos passos ou não.

Se tiver outros passos, ela irá para a lista de projetos. Aqui, cada passo da tarefa se torna uma nova tarefa, tornando-a mais tátil de ser feita.

Se não tiver outros passos, ela entra na sua lista de ações prioritárias.

4. Refletir

Esse passo é o que garante que o método funciona para você ou não. Todo método vai precisar de manutenção, esse é o do GTD. Seja diariamente ou uma vez por semana, é necessário esvaziar a sua Caixa de entrada, alocando suas tarefas dentro dos lugares devidos. Olhar o calendário, ver suas listas e pensar nas novas tarefas.

5. Executar

Aqui é sobre colocar o método em prática. Toda tarefa depende do contexto em que ela está inserida e é mais fácil realizá-las por blocos. Se é uma tarefa dentro do contexto da casa, do trabalho, feita na rua ou uma ligação. Portanto, é seu trabalho entender a prioridade e o contexto para resolvê-las de uma só vez.

Lembre-se, Allen criou o Getting Things Done para ajudar a retirar a carga do cérebro, portanto o método não é para ser acessado a todo tempo e nem em tempo nenhum.

Teoria demais? Têm alternativas mais rápidas, como o quadro Kanban.

 

Kanban

O método é usado para gestão de trabalho e ajuda a visualizar as tarefas a partir de suas urgências. Criadao na década de 1960 pela Toyota, era uma maneira de manter a produção rodando sem a criação de muito estoque — parte do sistema just in time. Atualizado em 2010 por David J. Anderson para desenvolvimento de software, ele foca em manter um fluxo de trabalho organizando as tarefas por prioridade. É muito mais do que apenas três colunas “a fazer,” “fazendo,” e “terminadas.”

É preciso separar as tarefas por suas urgências, delimitar a quantidade máxima de tarefas em progresso, dividir o quadro em swimlanes, linhas horizontais que decretam ou o tempo para a tarefa ser feita ou a equipe responsável por ela e atualizar com frequência. O kanban é mais usado para gerenciamento de tarefas em equipes e foi a segunda metodologia mais usada em 2023, atrás apenas de Scrum segundo o State of Agile Report.

Se você prefere organização analógica, fique tranquilo que existe o Bullet Journal. BuJo, para os íntimos.

Bullet Journal

Um caderno, uma caneta e vontade de se organizar à moda antiga. Esse é o método organizacional criado por Ryder Carroll em 2013, perguntando por que estamos Getting Things Done? O método que adiciona mindfulness à organização ficou disponível de forma inteiramente gratuita no YouTube até 2023. O tutorial pode parecer complexo, mas é feito para ser rápido de preparar.

O caderno se divide entre índice, anotações de registros futuros ao longo do ano, mensais, semanais e diários. A filosofia do BuJo é anotar como se sente, deveres, tarefas a fazer na rua, mas se envolvendo com o material físico. Cuidado ao procurar referências, existem artistas que fazem do método um sketchbook à parte.

Se falamos em divisões por blocos de trabalho, existem as ferramentas de gestão de tempo, para ajudar com a concentração usando sessões de trabalho focado. Aqui existe o método Pomodoro.

Pomodoro

Rápido, fácil e depende só de um relógio. Uma maneira de se manter motivado e produzindo com leves intervalos. Pomodoro foi desenvolvido por um estudante no fim dos anos 1980, Francesco Cirillo. Ele dividiu suas sessões de foco em 25 minutos de trabalho e 5 minutos de pausa. Depois de finalizar uma hora de trabalho dedicado (quatro pomodoros), a pausa é mais longa — de 15 a 30 minutos. Se você usar Windows, existe um timer pomodoro integrado no sistema, senão você pode usar o timer do próprio site. É preciso ter sua lista de tarefas em mãos para definir o que irá fazer em seus pomodoros. A pausa é para ser mental, portanto é para fazer um café, escutar uma música, relaxar de algum jeito. Até uma alongada vale.

Ainda restam as dicas de como começar e qual app baixar. Se você é da moda antiga, como eu, canetas e papel bastam. Caso você queira algo mais robusto, com lembretes, apitos e mini-animações ao arrastar tarefas (eba, telas!) existem alguns aplicativos para te ajudar. Dos mais simples, como Todoist, TickTick e Trello aos mais robustos, como Asana e o Notion. O Notion permite criações de páginas à sua maneira — portanto o lado negativo é o tempo para preparar o seu terreno — mas ele tem seus fãs. Já se você quer apenas bloquear blocos de tempo e notificações para se lembrar do que fazer, o Google Calendar te ajuda com facilidade.

Pronto, organização e priorização de tarefas e tempo feito. Agora resta você definir qual maneira te serve e com qual você vai preferir investir o seu tempo.